システムエンジニアとして2～3年目のメンバーにとって、お客様向けの資料作成は大きな挑戦です。お客様と開発者向けの内容が混在したり、文章の統一感が欠けたりすることで、伝わらない資料になってしまうことも少なくありません。本記事では、分かりやすくプロフェッショナルな資料を作成するためのポイントや、目次構成の考え方、工程の整え方を解説します。
目的を明確にする：お客様向け資料とは何か？
まず大切なのは、資料の「目的」を明確にすることです。お客様向けの資料では、技術的な詳細を語るのではなく、「お客様にとっての価値」や「解決策」を簡潔に伝えることが求められます。開発者向けの情報を混在させないためには、以下のポイントを押さえましょう：
- お客様が知りたいのは、結果とメリット
- 例えば、「新システムで業務効率が30%向上します」という情報を先に伝える。具体的なコードや技術仕様は後回しで構いません。
- お客様の視点で考える
- 専門用語は極力避け、誰でも理解できる言葉を選びましょう。「バックエンドの最適化」よりも「操作がスムーズになります」と表現する方が伝わりやすいです。
文章スタイルを統一する：プロとしての印象を与えるには？
「です・ます調」や「だ・である調」の混在は、読み手に不信感を与えます。資料のトーンを統一するために、以下を意識してください：
- 文体のルールをチーム内で共有する
- 「です・ます調」で統一するか、「だ・である調」で統一するか決める。
- 敬語の使い方を意識する
- お客様向け資料では、「〇〇を実現します」や「ご確認いただけますと幸いです」といった丁寧な言い回しを心がけます。
- 定型文を活用する
- 挨拶文や結びの言葉など、定型文を用意しておくと効率的です。
目次構成の作成：相手に伝わる資料を作る基盤
伝わりやすい資料は、目次がしっかりしています。次の構成を参考にしてみてください：
- 目的
- 「なぜこの資料を作成したのか？」を一目で伝える。
- 課題と解決策
- 現在の課題と、その解決策を簡潔に記載。
- 具体的な内容
- システムの概要や仕様、操作説明などを含む。
- 次のステップ
- 今後のスケジュールや、必要なアクションを提示する。
ドキュメント作成の工程を整える：ステップバイステップで進める
経験が浅いメンバーが資料作成に苦労する背景には、手順が不明確な点が挙げられます。以下の手順を参考に進めるとスムーズです：
- アウトラインを作成
初めに、目次や各セクションの内容を簡単に書き出します。これにより、全体の流れが明確になります。 - ドラフト作成
内容を箇条書きで埋めていきます。この段階では文章の完成度は気にせず、必要な情報を網羅することを優先します。 - レビュー
上司や同僚にレビューを依頼しましょう。第三者の目で確認してもらうことで、抜け漏れや分かりにくい部分が浮き彫りになります。 - 最終仕上げ
誤字脱字の修正や、図表の追加を行います。この段階で文章の統一感を再確認することも重要です。
実際に使えるテンプレートを用意する
新人メンバーには、ゼロから資料を作成するのはハードルが高いものです。以下のテンプレートを提供することで効率が上がります：
- タイトルページ（資料名、作成者、日付）
- 目次（簡潔で見やすい形式）
- セクションごとのフォーマット（例：「タイトル → 説明文 → 箇条書き → 図表」）
- まとめページ（次のアクションやお問い合わせ先を記載）
まとめ
お客様向け資料の作成は、目的を明確にし、文章スタイルを統一し、目次構成をしっかり整えることが大切です。また、ドキュメント作成の工程を踏むことで、質の高い資料を効率よく作成できます。テンプレートやツールを活用しながら、プロとしての信頼感を与える資料作りを目指しましょう。
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